Digitalización certificada: escanear no autoriza a triturar

“Digitalización certificada”, “software homologado AEAT”, “¿puedo tirar las facturas de papel?”. Tres búsquedas. Una orden de 2007. No es Verifactu. No es Crea y Crece. No es un lector OCR.

La Orden EHA/962/2007, artículo 7, define la digitalización certificada: convertir el documento en papel en una imagen digital fiel e íntegra, con software de digitalización certificado, firmada electrónicamente, organizada en una base de datos documental. Hecho eso —y solo eso— el obligado puede prescindir de los originales en papel.

Un PDF en una carpeta de Drive no es eso. Un Excel con importes extraídos no es eso. Un “99 % de acierto” de un lector no es eso. Si un comercial te dice que el OCR te autoriza a triturar, pide el número de homologación en la lista de la AEAT.

Qué pide el artículo 7, sin jerga

El proceso lo hace el propio obligado o un tercero en su nombre, siempre con software homologado. La homologación la pide el desarrollador al Director del Departamento de Informática Tributaria. La AEAT publica la lista de software admitido (la página de la sede se actualizó el 4 de agosto de 2026). Si el nombre de tu escáner no está ahí, no estás en el artículo 7.

La imagen tiene que ser fiel e íntegra, en un formato estándar aceptado por la AEAT, y firmarse con firma electrónica desde un certificado instalado en el sistema de digitalización. El certificado es del obligado si digitaliza él, o del prestador si lo hace un tercero. Fidelidad del proceso: controles escritos, no un “ya lo firmó el becario”.

El resultado vive en una base de datos documental. Cada documento lleva los campos de los libros registro de IVA (artículos 62 y siguientes del Reglamento del IVA) más la imagen binaria —o un enlace a ella— con su firma. Al cierre de cada periodo de liquidación se firma la base para garantizar integridad. El acceso tiene que ser completo: consulta en línea, búsqueda por los datos del libro, descarga en formato original e impresión. Un ZIP en un disco que nadie abre un viernes no cumple “acceso completo”.

Qué autoriza — y qué no — a destruir el papel

El artículo 7.1 dice que las facturas y documentos así digitalizados permiten prescindir de los originales en papel. Eso es la autorización. No es un permiso genérico de “ya está en el ordenador”. Cualquier conversión de soporte distinta de las previstas en los artículos 7 y 8 de esa orden da origen a un documento nuevo que no es el original.

Conservar el papel sigue siendo la regla por defecto. La excepción es este proceso certificado. Si digitalizas “un poco” y trituras “un poco”, en una inspección no hay “un poco”: hay o no hay software homologado, imagen fiel firmada y base de datos consultable.

El artículo 8 es otra cosa: imprimir a papel una factura electrónica firmada, con marcas PDF-417, para quien quiere archivo en papel. No es digitalización certificada. No lo uses al revés para justificar una trituradora.

OCR, Verifactu y Crea y Crece no son este trámite

• Un lector OCR de facturas extrae campos (emisor, NIF, bases, IVA) para no teclear. No produce la imagen fiel firmada ni pide homologación EHA/962/2007.
• Verifactu/SIF regula el programa con el que emites. No autoriza a destruir facturas recibidas en papel.
• La factura electrónica B2B (RD 238/2026) es un mensaje EN16931 entre empresas. No sustituye la digitalización del papel que aún te llega.
• Un escáner de oficina más una carpeta no es software homologado.

Tenemos un lector OCR de facturas para captura de proveedor: extrae, aplica reglas, deja al humano las que no cuadran. Conservamos el PDF original junto a la fila. No lo vendemos como digitalización certificada. No decimos que puedas triturar. Si tu caso es destruir el archivo de 2014, eso es un proyecto de homologación y un prestador con software en la lista de la AEAT — no un piloto de extracción de diez PDFs.

Cómo no mezclarlo con Kit Digital

Un bono de gestión de procesos puede implantar un flujo de captura (buzón, cola, validación). Eso no convierte el flujo en digitalización certificada. El anexo de Kit Digital no es la Orden EHA/962/2007. Un revisor de bono no va a firmar “destrucción de papel” porque el acuerdo diga OCR.

Candidatura de adhesión en curso. No afirmamos la condición de Adherido. No ofrecemos software homologado de digitalización certificada. Si el dolor es teclear, el entregable es captura. Si el dolor es metros de archivo, el entregable es otro proveedor, otra norma, otra lista.

Qué hacer esta semana

Abre la lista de software homologado en la sede de la AEAT. Busca el nombre que te han vendido. Si no está, no trituras. Si está, pide la referencia de homologación por escrito y quién firma las imágenes (tú o el prestador).

Separa el cajón de “quiero dejar de teclear” del cajón de “quiero dejar de guardar cajas”. El primero lo cubre un lector con cola humana. El segundo, solo el artículo 7.

No firmes un pack Verifactu + Crea y Crece + OCR + destrucción. Son cuatro normas. Un inspector lee la que toca. El revisor del bono también.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tirar el papel si uso OCR?

No por usar OCR. Extraer texto no es digitalización certificada. Solo el proceso del artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, con software homologado e imagen fiel firmada, permite prescindir del original.

¿Dónde está la lista de software homologado?

En la sede de la AEAT, lista pública de software de digitalización certificada de facturas. La página se actualizó el 4 de agosto de 2026. Comprueba el nombre exacto, no el eslogan comercial.

¿Lo hace el estudio?

No ofrecemos digitalización certificada ni destrucción de papel. Ofrecemos captura con un lector OCR de facturas, con revisión humana. Otro entregable.

¿Kit Digital paga la homologación?

El bono no convierte un flujo de captura en el artículo 7. No recites “digitalización certificada” en un acuerdo de procesos si el software no está en la lista.

Sigue con el lector OCR de facturas, qué es Verifactu y factura electrónica B2B. Cuéntanos si el dolor es teclear o archivar.