Indicadores simples

Un piloto sin número es una anécdota. Un piloto con quince cuadros es otra anécdota, más lenta. En una pyme bastan cuatro cifras que ya entendéis, tomadas igual antes y después.

La tentación es medir lo que la herramienta enseña (prompts, tokens, “conversaciones”). Eso mide al proveedor. A vosotros os importa si el trabajo semanal cambió.

Este artículo fija un tablero mínimo, cómo tomarlo en una semana base, y qué hacer cuando el número no se mueve.

Los cuatro números

• Horas (o minutos) por unidad de trabajo. Por factura, por ticket, por pedido. Se toma con reloj o con una muestra de una semana, no con percepción.
• Errores que llegan al cliente o a Hacienda. Duplicados, IVA mal, plazos incumplidos. Si no los contabais, empezad esta semana: si no hay “antes”, no hay piloto.
• Aceptación humana. Porcentaje de salidas que se envían o se registran sin reescribir. Bajo al principio es normal. Cero a los 30 días significa que el flujo está mal diseñado.
• Tiempo de ciclo. De que llega el input a que sale el output validado. Es lo que el cliente nota, aunque por dentro “haya IA”.

Cómo tomar la semana base

Antes de encender nada, una semana de muestra: diez o veinte unidades reales. Misma persona, mismo tipo de documento. Anotáis minutos y errores. Eso es el “antes”. Sin esa semana, cualquier mejora es una impresión.

No hace falta un BI. Una hoja con fecha, id, minutos, error sí/no, y más adelante aceptación. Si la hoja se abandona, el piloto también: la métrica es parte del hábito.

Lo que no cuenta (aunque quede bonito)

Satisfacción del taller. Número de usuarios con licencia. Tokens. Capturas de pantalla. Visitas al dashboard. “El modelo es más listo”. Ninguno de esos números decide si se abre el segundo flujo.

Tampoco cuenta un indicador que solo el proveedor puede calcular. Si desaparecen, tenéis que poder seguir midiendo con vuestra hoja.

Qué hacer si el número no se mueve

Primero: ¿se usa? Si no se abre, es formación o alcance, no el modelo. Segundo: ¿se reescribe todo? Entonces la plantilla o las fuentes están mal. Tercero: ¿se usa y el tiempo no baja? Quizá el cuello está en el paso de al lado (el ERP, la firma, el correo).

A los 30 días se decide: recortar, formar otra vez sobre casos reales, o parar. Seguir “porque ya lo hemos pagado” es cómo se convierten los cementerios de herramientas.

Enseñar el número en un comité

Una diapositiva: semana base, semana 4, tamaño de muestra, y una frase de lo que se hizo. Nada de nubes de palabras. Si hace falta un anexo de método (cómo se tomaron los minutos), que quepa en un párrafo.

Kit Consulting y la justificación de formación se llevan mejor con este tablero que con un diploma. El revisor entiende “minutos por factura, n=40” mejor que “capacitamos en IA generativa”.

Plantilla de la hoja (columnas)

Fecha, id del documento o ticket, minutos, error sí/no (y una palabra: IVA, duplicado, tono, plazo), aceptación (tal cual / reescrito / descartado), notas de una línea. Nada más el primer mes. Si añadís doce columnas, nadie la rellena.

El viernes, cinco minutos: media de minutos, recuento de errores, porcentaje de aceptación. Eso se pega en el canal del equipo. No se espera al comité de fin de mes para saber si el piloto respira.

Cuando el segundo flujo nazca, otra hoja. No mezcléis facturas y tickets en las mismas filas: el número deja de significar nada.

Tamaño de muestra que se puede defender

Diez unidades ya permiten ver un desastre. Veinte permiten comparar semanas. Cincuenta, si el volumen existe, cierran el debate del “a mí me parece que…”. Menos de diez, el número es una anécdota: decidlo y no lo llevéis al comité como prueba.

No mezcléis tipos (factura limpia + ticket de caja + rectificativa) en la misma media. Separad o el “éxito” será un artefacto.

Publicad el número en el mismo sitio cada viernes, aunque sea feo. El indicador escondido en un correo a dirección no cambia el hábito. El que ve el equipo sí: corrige, pregunta, o exige recortar. Un tablero secreto es teatro para un comité, no un piloto.

Si un viernes nadie ha rellenado la hoja, el indicador no es el problema: el hábito no existe. No “estiméis” los minutos a ojo para no dejar el hueco. Dejad el hueco visible. El vacío enseña más que un número inventado, y evita el teatro de comité que este artículo intenta cortar.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta un data analyst?

No. Hace falta alguien que rellene la hoja y un dueño que la mire cada viernes.

¿Medimos también calidad percibida?

Sí, como comentario, no como número rey. La percepción sin aceptación y sin horas se manipula fácil.

¿Y si el volumen es bajo?

Entonces el piloto quizá no toca. Un flujo de cuatro documentos al mes no paga ni la medición. Vuelve a la matriz.

Sigue con errores a evitar y formación. Pide valoración y te devolvemos el tablero del primer flujo.