Inventario de datos

Inventario de datos no es un data lake ni un diccionario de 80 páginas. Es una lista de los sitios donde vive la información del flujo que quieres tocar: sistema, campos, dueño, si hay personales, si se puede exportar.

Sin eso, el piloto empieza por el prompt y termina en “¿de dónde hemos sacado este NIF?”. Con eso, eliges fuente de verdad y perímetro en una tarde.

Hacemos este inventario el mismo día que la matriz de prioridad. Son primos: uno dice qué flujo; el otro, con qué dato.

Qué entra en la página

• Nombre del flujo (facturas de proveedor, tickets, pedidos).
• Sistemas (ERP, correo, Drive, WhatsApp, Excel de María).
• Campos que el flujo necesita, no todos los campos del universo.
• Dueño de cada fuente. Si no hay dueño, el dato es folklore.
• ¿Hay datos personales o especiales? Sí/no/no sé (el no sé es una tarea, no un estado estable).
• ¿Se puede exportar? CSV, API, captura de pantalla, “solo a mano”.
• Retención actual: ¿cuánto guardáis y por qué?

Qué no hace falta catalogar

El archivo muerto de 2012. Las fotos del picnic. El CRM que nadie abre. El “por si acaso” de copiar todo el Drive al modelo. Eso no es inventario: es acaparar.

Tampoco hace falta clasificar cada columna de cada hoja el primer día. Solo las del flujo ganador. El resto se inventaría después, si el segundo flujo se gana.

Fuente de verdad

Marcad una. Si el ERP dice 12 y el Excel de almacén dice 9, el modelo no debe “decidir”. Debe señalar el conflicto. El inventario que no nombra la fuente de verdad produce un tercer número, aún peor.

WhatsApp casi nunca es fuente de verdad. Es un canal. Si el pedido solo vive ahí, el inventario acaba de encontrar vuestro nivel 1 de madurez.

Cómo se hace en una mañana

Entrevista al dueño del flujo. Pantallazo de las tres herramientas. Una exportación de prueba. Lista de campos en una hoja. Tres ejemplos reales (un caso fácil, uno raro, uno que falló). Cierre: qué se puede usar en el piloto y qué queda fuera.

Si en esa mañana no podéis exportar nada, el piloto no es de IA. Es de conseguir un fichero. Escribidlo. Evita un mes de teatro.

RGPD y programa

Este inventario es el embrión del registro de actividades para ese tratamiento. Encaja en Kit Consulting (diagnóstico, analítica, procesos). No lo disfracéis de “big data”. Es una página que un revisor entiende.

Trae a la valoración los nombres de los sistemas y, si puedes, un export de prueba sin personales de más. Con eso se ve el camino (fichero, cola, o aún no).

Plantilla de la página (para copiar)

Flujo: ___. Fuente de verdad: ___. Sistemas (nombre, dueño, export sí/no): 1) ___ 2) ___ 3) ___. Campos del piloto: ___. Personales: sí/no. Especiales: sí/no. Fuera de perímetro: ___. Retención hoy: ___. Bloqueo (si no hay export / no hay dueño / no hay base): ___.

Una página. Si os salen cuatro, estáis inventariando la empresa. Recortad al flujo. El resto se apunta en “después”.

Firmadla (dueño + dirección) con fecha. El inventario sin fecha es un rumor. El del trimestre pasado se contrasta, no se reutiliza a ciegas.

WhatsApp, correo y “la verdad está en el hilo”

Si el pedido solo se confirma en un chat, el inventario acaba de encontrar el bloqueo. El piloto no lee el grupo: primero se acuerda que la confirmación aterriza en un buzón o una hoja. Eso es trabajo de proceso, y es el que desbloquea la IA.

Anotar “WhatsApp (sin dueño, sin export)” en la página es un hallazgo, no un fracaso. Evita tres meses de “el modelo podría leer el grupo” — podría, y sería un incidente.

Actualizad la página cuando cambie el dueño o el export, no “cuando haya tiempo”. Un inventario de hace nueve meses con María que ya no está es peor que no tenerlo: da una seguridad falsa. La fecha al pie no es decoración.

Si el export de prueba contiene más campos de los del piloto, recortad antes de guardar la muestra. Una “exportación completa por si acaso” es cómo el perímetro se rompe el mismo día que nacía el inventario. Minimizar también es un acto de inventario.

Preguntas frecuentes

¿Hay que inventariar toda la empresa?

No. El flujo del piloto. El mapa completo es otro proyecto y suele morir en una hoja que nadie actualiza.

¿Sirve el inventario que nos hizo una consultora en 2021?

Como punto de partida, a veces. Hay que contrastarlo con la semana pasada. Los Excel cambian de dueño sin avisar.

¿El modelo puede “descubrir” los datos?

Puede listar archivos. No puede decirte cuál es la verdad ni la base legal. Eso es trabajo vuestro, o nuestro, con nombres.

Sigue con madurez digital y RGPD. Hagamos la página del primer flujo.