Presupuestos realistas

La oferta que solo enseña el precio del modelo miente por omisión. El modelo es la línea más pequeña. Lo caro es entender el flujo, conectar lo que ya tenéis, formar a dos personas y operar el primer mes sin romper el lunes.

Las pymes se sorprenden del 3× porque compararon la demo gratuita con un proyecto. No son lo mismo. Aquí va una descomposición que puedes pedir en cualquier propuesta, incluida la nuestra.

Las cinco líneas que deberían verse

• Diseño del flujo. Entrevistas, frase del piloto, perímetro de datos, criterios de éxito. Si esto vale cero, alguien lo está regalando o no se va a hacer.
• Implantación. Configurar, plantillas, colas, validaciones. Horas de alguien que ha hecho esto antes.
• Integración. Fichero, API o —si no queda otra— RPA. Suele ser la línea que explota cuando “el ERP no deja”.
• Formación y acompañamiento. Campeones, revisión a día 14 y 45. Sin esto, pagas implantación dos veces.
• Operación. Licencias, uso, logs, soporte, alguien interno con tiempo protegido. Esto no termina en el go-live.

El 3× oculto, con nombres

Horas internas que no se presupuestan (“el administrativo lo mira un rato”). Retrabajo cuando el primer alcance era un wishlist. Conectores que el comercial dio por hechos. Un mes de convivencia de los dos procesos. Un cambio de proveedor a mitad porque las cláusulas no se leyeron.

También: el coste de no tener interruptor (un viernes entero deshaciendo pedidos). Y el coste de formar a toda la plantilla en vez de a dos campeones. Eso no sale en la licencia. Sale en la cuenta de resultados.

Cómo leer una oferta

Si no hay entregable de la semana 2, es vapor. Si no hay supuesto de volumen (documentos, tickets), el precio de uso es un dibujo. Si la integración es “a definir”, reserva el doble. Si la formación es un taller de un día sin revisión, reserva otra implantación.

Pide el precio de salir: exportación, retención, horas. Pide qué queda en vuestra casa si ellos desaparecen. Si la respuesta es “la herramienta”, no el proceso escrito, estás comprando captura.

Bono, precio público y honestidad

Kit Consulting tiene un precio de servicio de asesoramiento publicado (6.000 € por servicio en este sitio). Kit Digital depende de la solución y del tamaño. El bono no hace que un piloto “salga gratis”: hace que una parte del trabajo elegible pueda financiarse si hay adhesión y justificación. Hasta que Red.es resuelva, no hay milagro contable.

No mezcles en la misma línea el trabajo de implantación con “te hacemos también la web, el ERP y la IA”. Recorta. Un presupuesto honesto cabe en una página.

Un orden para no pagarlo dos veces

Matriz de prioridad → frase del piloto → perímetro legal → oferta con las cinco líneas → sí o no. Invertir el orden (elegir herramienta, luego buscar problema, luego pedir bono) es el camino al 3×.

Trae a la valoración el volumen semanal y lo que ya pagáis en herramientas. Contrastamos si el piloto cabe en un trimestre o si aún es un diagnóstico.

Un ejemplo de descomposición (extracción de facturas)

Diseño del flujo y perímetro: unas jornadas. Implantación de cola, reglas de NIF/IVA y bandejas: más jornadas. Integración: cero si aterriza en hoja; un bloque aparte si hay que abrir API. Formación a dos personas y dos revisiones: no es un extra. Licencia y uso a 80 PDF/semana: la línea pequeña. Horas internas del administrativo: las que ya gastaba tecleando, ahora revisando — siguen en el presupuesto, cambian de naturaleza.

Si una oferta os da un único número cerrado “llave en mano” sin esas líneas, preguntad qué pasa cuando el ERP no exporte. El silencio es el 3×.

Nosotros cotizamos cuando hay frase y volumen. Antes, la conversación es orientación, no un precio inventado.

Horas internas: cómo no mentirnos

Contad las horas que ya se van en el proceso (tecleo, buscar, rehacer). El piloto no las elimina el día uno: las cambia de sitio (revisar, excepciones, la hoja de indicadores). Si dirección espera “cero horas internas”, está comprando magia y se va a enfadar el viernes.

Poned esas horas en la misma página que la factura del proveedor. Si no, el 3× reaparece como “no tenemos tiempo” y se culpa a la herramienta.

Incluid en la página un renglón de “convivencia”: un mes con los dos procesos en paralelo. No es un lujo. Es el seguro de que el lunes se puede volver atrás. Quien lo recorta para “cuadrar el bono” está comprando el 3× con otro nombre.

Y dejad por escrito quién paga las horas si el fabricante del ERP tarda un mes. Ese limbo no puede caer solo sobre el administrativo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta “un piloto” en abstracto?

No hay un número universal. Hay un rango cuando hay frase, volumen y sistema. Sin eso, cualquier cifra es marketing.

¿Más barato hacerlo in-house?

Más barato en factura, más caro en calendario si nadie tiene tiempo protegido. Las horas internas también son presupuesto.

¿Podemos ir solo con la licencia?

Podéis. Casi nadie opera el hábito así. La licencia sin flujo es una suscripción a la frustración.

Sigue con priorizar y la checklist de arranque. Pide una oferta con volumen y sistema actual.