Priorizar casos de uso

La reunión típica produce doce ideas de IA y cero dueños. Al mes, ninguna está en marcha y todas siguen en la pizarra. Priorizar no es votar la más moderna: es elegir una que se pueda medir y apagar.

La matriz que usamos cabe en una hoja: volumen (veces por semana), dolor (qué cuesta el error o la espera), dato (¿existe ya y se puede usar?) y riesgo (legal, reputación, irreversibilidad). Se puntúa en alto / medio / bajo. Gana la que es alta en volumen y dolor, media o alta en dato, y baja en riesgo.

Si la idea más votada es alta en riesgo y baja en dato, no es un piloto. Es una conversación para más adelante, o un no.

Las cuatro columnas, con ejemplos

Volumen. Extraer 80 facturas a la semana gana a “un informe al trimestre”, aunque el informe impresione al comité. Dolor. Un error de IVA duele más que un asunto interno mal clasificado. Dato. Si los PDF ya llegan a un buzón, hay dato. Si “habría que digitalizar el archivo de 2014”, no hay piloto este mes. Riesgo. Un FAQ interno cita y se corrige. Un bot público que habla de precios no se corrige a tiempo.

Escribe un ejemplo real en cada celda. Las celdas vacías son ideas, no casos.

Un solo piloto, no un portfolio

El portfolio es cómo las consultoras justifican meses. La pyme necesita un flujo que el lunes siguiente alguien opere. El segundo caso se gana con el número del primero. Si abres tres, tendrás tres demos y cero hábitos.

Excepción honesta: un inventario RGPD puede correr en paralelo porque bloquea a los demás. Eso no es un segundo piloto de IA. Es higiene.

Quién puntúa (y quién no)

Puntúa quien sufre el proceso y quien paga el error, con un facilitador que evite el “todo es un 5”. No puntúa solo dirección, que tiende a elegir el caso visible (la web) en vez del caso sucio (las facturas). No puntúa el proveedor, que tiende a elegir lo que su producto hace bien.

Una hora basta. Si la matriz lleva tres talleres, estáis negociando egos, no priorizando.

De la matriz a la frase del piloto

El ganador se escribe en una frase: “cuando X llega, hacemos Y, un humano confirma Z, medimos W”. Si no sale la frase, la matriz mintió: aún no hay caso, hay un tema. Vuelve a recortar.

Esa frase es también el alcance que evitas que crezca. Cada “y también podría…” se anota para el segundo ciclo, no se cuela en el primero.

Presupuesto y programa

La prioridad decide el presupuesto, no al revés. Si el bono empuja una categoría que no ganó la matriz, o recortas la categoría hasta el caso ganador, o dices que este trimestre no toca IA. Forzar el caso perdedor porque “hay que gastar el bono” es el origen de los cementerios de herramientas.

Trae a la valoración tres ideas ya puntuadas. Nosotros empujamos a una. Si no podemos elegir, el problema es el dato o el dueño, no el modelo.

Tres ideas típicas, puntuadas

Chatbot de la web: volumen medio, dolor bajo (las preguntas ya se responden por teléfono), dato flojo (FAQ no escrita), riesgo alto. No gana. Extraer facturas: volumen alto, dolor alto, dato en el buzón, riesgo medio si hay cola. Gana. Resumen de reuniones: volumen medio, dolor bajo, dato en gravaciones sin base clara, riesgo medio. Se aparca.

Haced este ejercicio con las vuestras, en voz alta, con números. Si nadie sabe el volumen, esa es la tarea de la semana: contar, no comprar.

La matriz no es un entregable para el cajón. Es la portada del piloto. Cuando alguien proponga “y también…”, se apunta debajo y se espera al número del primero.

Qué hacer con las ideas que no ganan

Se escriben debajo de la matriz, con fecha. No se borran: evitan que vuelvan disfrazadas la semana siguiente. A los 90 días, si el primer flujo mide, se vuelve a puntuar. Algunas habrán muerto solas. Otras habrán ganado dato (por fin hay FAQ, por fin hay export).

No creéis un “backlog de IA” de 40 filas. Eso es un cementerio con kanban. Cinco líneas bajo la matriz bastan.

Si dos ideas empatan, gana la de menor riesgo, no la más vistosa. El empate es una señal de que aún no habéis puesto números de volumen. Contad una semana y repetid la matriz. El vistoso puede esperar; el riesgo no se reduce con entusiasmo.

Preguntas frecuentes

¿Y si dirección quiere el chatbot sí o sí?

Se puede hacer después, o un FAQ citado en la web sin chat. Si gana por ego y pierde por riesgo, lo decimos. El bono no obliga a un bot.

¿Cuántas ideas hay que listar?

Cinco o seis de verdad. Treinta es un brainstorming que nadie va a puntuar en serio.

¿La matriz sustituye un diagnóstico de madurez?

No. Si estás en nivel 1, el ganador puede ser “escribir el proceso”, no IA. La matriz asume que hay algo que priorizar.

Sigue con por dónde empezar y presupuesto realista. Pide valoración con tres ideas y volúmenes.