Facturación asistida

La extracción de facturas es el caso de uso que más veces gana la matriz: volumen alto, dolor alto (IVA, plazos, duplicados), dato que ya llega en PDF, riesgo manejable si nadie registra a ciegas.

También es el que más se vende como magia (“el 99 % de acierto”). En facturas reales de proveedores españoles el acierto útil es: campos bien sacados más reglas que impiden registrar un total que no cuadra. El porcentaje del demo no paga el café.

Así lo montamos para que el lunes el administrativo revise, no teclee.

Campos y reglas (antes del modelo)

• Emisor, NIF/CIF, número, fecha, base, tipo de IVA, cuota, total, vencimiento si existe.
• Regla: base + IVA ≈ total (tolerancia de un céntimo). Si no, excepción.
• Regla: NIF con formato y letra. Si no, excepción.
• Regla: duplicado de número+emisor en 24 meses. Si sí, excepción.
• Regla: emisor nuevo no se da de alta solo. Humano.

Esas reglas evitan el desastre aunque el modelo lea mal un 7. El modelo propone. La regla decide si puede pasar a “pendiente de registro”. El humano confirma.

La cola, no el registro ciego

Tres bandejas: ok (pasa las reglas), duda (campos a medias), alarma (total roto, duplicado, emisor nuevo). El administrativo empieza por alarmas. El resto se confirma en lote. El PDF original se guarda junto al id.

Si el ERP no tiene borrador, la cola vive en una hoja o un tablero el primer mes. Escribir directo en el libro es cómo se ensucia el trimestre.

Proveedores raros y escaneos

La factura bonita de la demo no es la foto torcida del autónomo. Presupuestad una muestra de veinte documentos vuestros, no del fabricante. Incluid tickets, facturas extranjeras, rectificativas y un PDF protegido. Ahí se ve si el caso aguanta.

Las extranjeras y las exentas tienen reglas distintas. No las mezcléis en el “éxito” del piloto hasta que las nacionales midan.

Privacidad y proveedores

Una factura trae datos de empresa y a veces de personas. Encargado, residencia, no-entrenamiento, borrado. No subáis el histórico de cinco años “para entrenar” a una cuenta gratuita. El piloto se hace con el flujo de esta semana, con contrato.

Si el dato no puede salir, hay caminos más privados. Eso se decide antes de pegar el primer PDF.

Métrica y programa

Minutos por factura, excepciones por semana, duplicados pillados, porcentaje que pasa a lote. A los 30 días deberíais ver menos tecleo y no más errores de IVA. Si los errores suben, apagad el registro automático — si lo habíais encendido, que no deberíais.

Encaja en procesos y gestión. Trae volumen semanal, el ERP y tres PDFs feos. Con eso se cotiza. Sin PDFs feos, cualquier cifra de acierto es marketing.

Muestra de veinte: cómo elegirla

Incluid: tres facturas nacionales limpias, tres escaneos torcidos, dos rectificativas, una exenta, una intracomunitaria, un ticket, un PDF bloqueado, un duplicado vuestro, un emisor nuevo, y el resto del flujo real de una semana. Si el fabricante solo os deja probar las tres limpias, el porcentaje no sirve.

Anotad a mano, en una hora, los campos verdaderos. Esa es la verdad contra la que medís. No contra la etiqueta del demo.

Si de veinte, ocho son alarma de verdad (total roto, no un capricho del modelo), el caso sigue valiendo: el administrativo irá a alarmas. Si dieciocho son alarma, el extractor no está listo o el lote es demasiado sucio para el primer mes.

Rectificativas, exentas y el orgullo del “99 %”

Una rectificativa mal leída duplica o anula mal. Una exenta metida como 21 % os abre un problema con Hacienda que el demo no enseña. Por eso no entran en el éxito del primer mes. Tienen bandeja propia o se quedan en manual hasta que las nacionales midan.

El fabricante que insiste en mezclarlas en el porcentaje está vendiendo una media. Vosotros necesitáis bandejas. La media no registra.

El emisor nuevo se da de alta con los mismos controles que sin IA: quién es, NIF contrastado, forma de pago. El extractor no “conoce” a un proveedor porque haya leído un PDF. Conocer es un acto administrativo. Si lo saltáis, el modelo os habrá creado un acreedor fantasma.

Conservad el PDF original junto al id aunque el ERP “ya tenga el escaneo”. Cuando Hacienda o el proveedor discutan un importe, queréis el archivo que el extractor vio, no una miniatura posterior. Esa pareja (id + original) es parte del diseño, no un extra de archivo.

Preguntas frecuentes

¿Sustituye a la gestoría?

No. Ordena lo que le llega a la gestoría o al administrativo. El criterio fiscal se queda en personas.

¿Y los tickets de caja?

Otro flujo, más sucio. No los mezcléis con facturas de proveedor en el primer mes.

¿Hay que integrar el banco el mismo día?

No. Primero extraer y registrar. La conciliación es el segundo ciclo, cuando el libro no está sucio.

Sigue con automatizar ops e legacy. Envíanos volumen y un ejemplo de PDF (sin datos sensibles de más).