Integraciones con legacy

“Integrar con el ERP” es la frase que hincha presupuestos. En una pyme el legado suele ser un programa de 2009, un Excel que es el sistema de verdad, y un proveedor del ERP que tarda tres semanas en devolver una llamada.

La IA no necesita, el primer mes, escribir dentro del legado. Necesita leer un fichero o dejar un borrador en una cola. El resto es vanidad de arquitectura.

Este artículo es el orden que usamos para no convertir el piloto en un proyecto de integración de doce meses.

El orden: fichero, API, cola, pantalla

• Fichero. CSV, XML, Excel exportable. Feo y robusto. Si existe, es el camino. Versionad el formato.
• API. Si el fabricante tiene una documentada y el plan la incluye, mejor. Pedid un entorno de pruebas. No experimentéis en producción el viernes.
• Cola. Un buzón, una carpeta, un tablero. El modelo deja un borrador; un humano lo pasa al legado. Es una integración. Dejad de disculparos.
• Pantalla (RPA). Último recurso: el programa no exporta, no hay API, el volumen justifica el mantenimiento. Presupuestad que se romperá en cada actualización.

Qué no hacer el primer mes

No pedir “escritura bidireccional en tiempo real” si nadie ha medido el flujo. No montar un bus, un iPaaS y un entorno de staging de gran empresa para cuatro documentos al día. No dejar que el proveedor del ERP os venda un módulo de IA suyo solo para no hablar con un CSV.

Tampoco “conectar el Drive entero al modelo para que encuentre él el dato”. Eso no es integración. Es un inventario disfrazado y un riesgo RGPD.

Contrato con el dueño del legado

Antes de presupuestar, una llamada con quien mantiene el ERP: ¿exporta?, ¿hay API?, ¿cuánto cuesta un campo nuevo?, ¿quién da el usuario de servicio? Si esa llamada no existe, el presupuesto de integración es ficción.

Dejad por escrito qué sistema es la fuente de verdad. Dos escrituras sin dueño producen stock fantasma y facturas duplicadas. La IA no debe ser una tercera fuente de verdad.

Diseño del borrador

El modelo (o el extractor) produce un registro con campos nombrados y un estado “pendiente”. El humano confirma. Solo entonces se crea el objeto en el legado. Guardad el original (PDF, email) junto al id. Cuando haya un error, podréis ver por qué.

Si el legado no tiene estado “borrador”, la cola vive fuera: una hoja o un tablero. Forzar el objeto final el día uno es cómo se ensucia la base.

Coste, riesgo y programa

La integración es la línea que más se desvía. Por eso en el presupuesto va aparte, con supuesto (“CSV diario; si hay que abrir API, se reestima”). Kit Digital puede cubrir gestión de procesos; no cubre un rewrite del ERP. No lo prometáis en la memoria.

Trae a la valoración el nombre del programa, la versión y si ya exportáis algo. Con eso se decide si el piloto cabe en semanas o si primero hay una conversación con el mantenedor.

Preguntas para el mantenedor del ERP (correo tipo)

“Necesitamos exportar [campos] de [documentos] cada [día/hora], o un usuario de solo lectura para [API]. ¿Existe? ¿Coste y plazo de activarlo? ¿Hay entorno de pruebas? ¿Quién da de alta el usuario de servicio? No vamos a escribir en producción el primer mes.”

Si la respuesta tarda tres semanas, el plan B (cola + hoja) se activa ya, no después de tres semanas de espera educada. El piloto no puede tener de rehén al fabricante.

Guardad esa respuesta: es evidencia de por qué el entregable aterriza en una cola y no “en el ERP”. Un revisor entiende un no del fabricante. No entiende una integración fantasma.

Mapeo de campos, sin teatro de “ontología”

Una tabla de dos columnas: campo nuestro → campo del legado (o “no existe”). Tres filas de ejemplo con valores reales. Si un campo no existe, se queda en la cola, no se inventa. Esa tabla es el contrato de la integración. El diagrama de cajas no.

Versionad la tabla (fecha). Cuando el fabricante cambie un nombre, lo veréis. Cuando un comercial prometa “mapeo inteligente”, pedid que rellene la misma tabla. Suele quedarse a medias.

No aceptéis un usuario compartido “de integración” con permisos de administrador. Usuario de servicio, mínimo privilegio, contraseña en el gestor, aviso si se usa fuera de horario. El legado ya es frágil; no le añadáis una llave maestra en un chat.

Preguntas frecuentes

¿El fabricante del ERP nos obliga a su IA?

Puede presionar. Preguntad precio, residencia y si podéis salir. A veces su módulo vale. A veces es un lock. El CSV sigue siendo un plan B adulto.

¿Y si no hay ni CSV?

Cola humana más foto o PDF. Extraéis a un borrador. El tecleo al legado sigue, pero menos. Eso ya es ganancia. El RPA se discute después.

¿Cuánto tarda una API “sencilla”?

La API sencilla es la que ya está documentada y hay usuario de pruebas. La otra no es sencilla. Presupuestad la llamada al fabricante como un riesgo, no como un detalle.

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